Peranan dan Bahagian

2017-04-05T19:26:22+00:00

Bahagian ini diketuai oleh seorang Penolong Pendaftar (N41) dan mempunyai dua seksyen di bawah bahagian ini iaitu Seksyen Helpdesk dan Aset dan Seksyen Pentadbiran.

Seksyen Helpdesk dan Aset

Memberi sokongan kepada pengguna mengenai hal berkaitan ICT
Mengendalikan perkhidmatan Help Desk dan memberikan first level support kepada pelanggan Universiti.
Mengurus rekod inventori/aset dan penyelenggaraan semua peralatan ICT bagi rujukan untuk pengurusan penyelenggaraan dan pembaikan
Memantau dan memastikan semua aduan yang dibuat kepada Help Desk adalah mengikut polisi dan prosedur sehingga penyelesaian masalah
Memantau status pembaikan seperti peralatan ICT dengan pembekal, pepijat perisian dan sebagainya
Menyediakan maklumbalas dan menyemak status aduan dengan pengguna
Merancang dan mengkaji kesesuaian sistem Help Desk dari semasa ke semasa.
Melanjutkan masalah kepada 2nd level support.

Seksyen Pentadbiran

1. Pengurusan dan pentadbiran pejabat

· Sistem Fail

· Surat

· Pekeliling

· Cuti

2. Kewangan

· Bajet Kewangan

· Bajet Perjawatan

3. Pengurusan Sumber Manusia

· Latihan

· Disiplin/Tatatertib

4. Penilaian prestasi staf

5. Penempatan dan susun atur kedudukan staf

6. Pengisytiharan harta

7. Urus setia mesyuarat/ bengkel/ seminar/ kursus

8. Keselamatan pejabat

9. Laporan tahunan

10. Perbekalan pejabat

Seksyen Pengurusan Rangkaian

1. Menyediakan khidmat nasihat serta sokongan teknikal untuk pengguna yang ingin menggunapakai peralatan persendirian (BYOD) bagi tujuan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan di dalam persekitaran Universiti.

2. Menyediakan kemudahan rangkaian ke seluruh kampus iaitu setiap kakitangan UPNM mendapat satu talian data.

3. Memastikan perkhidmatan aplikasi intranet dan internet sentiasa beroperasi dengan baik.

4. Menyediakan khidmat nasihat rangkaian dan keselamatan.

5. Meningkatkan kapasiti laluan internet berpandukan jalur lebar kepada setiap pengguna.

6. Meningkatkan keupayaan rangkaian bagi menyokong operasi Universiti.

7. Menyediakan perkhidmatan rangkaian serta menyelesaikan aduan daripada pengguna.

8. Skop perkhidmatan merangkumi Perancangan, Perlaksanaan, Pengurusan, Penyelarasan, Pemantauan, Penambahbaikan dan Perundingan untuk Perkhidmatan Rangkaian UPNMNet

9. Menyediakan capaian ke Rangkaian MYREN dan 1Gov*Net

10. Menyediakan capaian oleh pengguna di luar kampus ke rangkaian UPNMNet secara selamat melalui penggunaan VPN (Virtual Private Network)

11. Menyediakan dan mengurus keperluan rangkaian secara berwayar (wired) dan rangkaian tanpa wayar (wireless) untuk menyokong aktiviti UPNM

12. Menyediakan khidmat nasihat dari segi keperluan rangkaian di lokasi dan penyediaan spesifikasi keperluan untuk proses perolehan

13. Menyelaras kerja dan projek berkaitan rangkaian dengan FPJB lain di UPNM.

14. Menyediakan perkhidmatan sokongan teknikal kepada pengguna mengenai kemudahan rangkaian dan komunikasi

15. Menyediakan perkhidmatan pembaikan dan penyelenggaraan peralatan rangkaian

16. Menyediakan dan memantau polisi dan garis panduan penggunaan kemudahan serta pemasangan rangkaian

17. Mengkaji, menganalisis keperluan, menyelaras dan mengawalselia sistem rangkaian dan Internet luar kampus dan asrama kediaman.

18. Menyebarkan makluman sekiranya terdapat ancaman yang boleh menyebabkan gangguan terhadap keselamatan ICT dan pengoperasian serta pembelajaran di UPNM.

19. Melihat, mengkaji serta menyesuaikan perkembangan teknologi terkini, trend semasa dan gajet terbaru yang boleh digunapakai di UPNM dalam menyokong operasi Universiti.

Seksyen Perkhidmatan ICT dan Bantuan Pengguna

1. Peralatan / Perkakasan Komputer

• Menyediakan kemudahan ICT untuk menyokong aktiviti pentadbiran, pengajaran & pembelajaran, penyelidikan & sebagainya.

• Pemberian komputer/notebook kepada setiap staf (Pemberian komputer akan diberi mengikut keutamaan skop kerja agar pengagihan dapat dioptimumkan mengikut keperluan & sumber yang ada).

2. Khidmat Sokongan Teknikal

• Menyediakan perkhidmatan bantuan teknikal kepada pengguna kemudahan ICT

• Menyediakan perkhidmatan pembaikan dan penyelenggaraan peralatan ICT

• Menyediakan khidmat nasihat berkaitan kesesuaian penggunaan peralatan ICT

• Menyediakan keperluan peralatan dan perisian mengikut piawai yang telah ditetapkan

• Menyediakan dan memantau polisi dan garis panduan penggunaan kemudahan peralatan ICT

• Menyimpan rekod pengguna peralatan komputer

• Memberikan maklumbalas maklumat terkini pengguna dan peralatan yang dibawah kawalan

• Melakukan lawatan di tempat permasalahan berlaku dan menyelesaikan masalah

• Melaporkan kepada Help Desk status pembaikan dan penyelenggaraan yang dilakukan.

3. Khidmat Pelanggan

• Menjadi Point of Contact di antara pengguna dengan PTMK supaya semua permintaan dapat diaturkan dengan sempurna

• Memproses, merekod dan menganalisa permohonan dari pengguna

• Memantau, memberi maklumbalas dan membuat susulan ke atas setiap permohonan

• Memastikan polisi dan prosedur perkhidmatan dan perolehan ICT Universiti disediakan dan dikemaskini untuk rujukan semua pihak (berkenaan sahaja)

• Memastikan semua dokumentasi sistem (hardcopy & softcopy) disediakan dan dikemaskini untuk rujukan semua pihak (berkenaan sahaja)

Pusat Data yang merupakan lokasi penempatan aset yang paling penting untuk perkakasan ICT dan aplikasi untuk memastikan sumber tersebut mempunyai keboleh percayaan dari segi ketersediaan, keselamatan, kapasiti dan kesinambungan perkhidmatan untuk menyokong urusan dalam talian UPNM.

Skop perkhidmatan merangkumi Perancangan, Perlaksanaan, Pengurusan, Penyelarasan, Pemantauan, Penambahbaikan dan Perundingan untuk Perkhidmatan Pusat Data dan Perkhidmatan Pangkalan Data.

Pengurusan Pangkalan Data

• Menyediakan pangkalan data, mengurus, memantau dan menambahbaik dari segi keselamatan, kapasiti, backup & recovery dan replikasi pangkalan data

• Bertanggungjawab terhadap kesemua server dan pangkalan data yang berada di bawah jagaan Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi.

• Merupakan tulang belakang kepada sistem aplikasi universiti kerana ianya menyokong sepenuhnya sebarang sistem yang dibangunkan bagi memastikan perjalanan aktiviti-aktiviti operasi setiap jabatan atau pusat beroperasi dengan baik dan lancar.

• Menyedia, mengurus, mengoperasi dan memantau pengoperasian perkhidmatan laman web bagi FPJB/Bahagian/Jabatan secara Web Hosting

• Menyelia dan melaksanakan prosedur operasi Pusat Data bagi memastikan operasi Pusat Data adalah jelas, dipatuhi dan di laksana dengan lancar

• Merancang, mengkaji dan membuat analisa keperluan pengguna dari segi pengurusan pangkalan data secara berpusat universiti

• Menyediakan perkhidmatan forensik analisis log atas keperluan universiti.

• Menyediakan dan menyeragamkan perkhidmatan plan pemulihan bencana bagi setiap pelayan yang dipertanggungjawabkan.

Keselamatan ICT

• Menyelaras dan mengurus ciri-ciri keselamatan asas

• Menyediakan Pengurusan Alamat IP (Internet Protocol) untuk keperluan peralatan dan perkakasan di dalam rangkaian

• Menyediakan perkhidmatan email khas dan kumpulan bagi penggunaan tertentu pada suatu masa yang ditetapkan

• Menyediakan ruang dan menguruskan perkhidmatan hosting bagi server, peralatan keselamatan, komunikasi, aplikasi dan integrasi rangkaian mengikut spesifikasi yang ditetapkan secara Server Hosting

• Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal yang berkaitan dengan komputer pelayan

• Memastikan operasi dan fasiliti Pusat Data beroperasi dengan lancar 24 x 7 dan 365 hari

• Menilai dan mencadangkan pengurangan risiko berlakunya insiden dan kebergantungan kepada pihak ketiga untuk memantapkan lagi infrastruktur keselamatan ICT di UPNM.

• Memastikan pengendalian insiden mengikut Prosedur Pengendalian Insiden seperti yang terkandung dalam Dasar ICT UPNM dan Dasar Keselamatan ICT UPNM dan piawaian semasa yang telah ditetapkan.

• Bertanggungjawab menyebarkan makluman sekiranya terdapat ancaman yang boleh menyebabkan gangguan terhadap keselamatan ICT dan pengoperasian serta pembelajaran di UPNM.

• Merancang dan menilai faktor kebarangkalian berlaku bencana terhadap pusat data untuk menghindari faktor yang boleh dikawal daripada berlakunya bencana.

• Merancang, mengkaji dan membuat analisis keperluan pengguna dari segi pemulihan bencana dan melaksanakan perancangan pemulihan bencana bagi memastikan operasi sistem-sistem berjalan dengan gangguan yang minima.

• Menyediakan ruang storan, mengurus, memantau dan menambahbaik dari segi keselamatan, kapasiti dan kesinambungan storan

• Menyediakan dan mengemas kini dokumentasi serta menjalankan audit inventori perkakasan di Pusat Data untuk rujukan penambahbaikan.

• Menyediakan dan Mengurus Penyelesaian Anti-Spam

• Menyediakan kemudahan email rasmi staf yang melibatkan penerimaan dan meluluskan permohonan, penyediaan dan pelupusan akaun, konfigurasi emel, menangani aduan pengguna, penambahan quota, pengemaskinian tarikh luput emel dan proses reset password.

• Melaksanakan audit pada Pelayan dan Aplikasi berdasarkan insiden dan permohonan

• Melaksanakan pembersihan Malware pada perkakasan

• Menyediakan perkhidmatan pelayan fizikal & maya bagi kegunaan pengurusan dan P&P

• Melakukan program kesedaran dan perlaksanaan polisi Keselamatan ICT

• Menyediakan Latihan Perkongsian Maklumat berkaitan Keselamatan ICT, Amalan Terbaik dan Etika penggunaan Sumber ICT

• Memastikan kesinambungan perkhidmatan operasi pusat data untuk menyokong kelancaran operasi pentadbiran dan pembelajaran di UPNM.

• Menguruskan kesinambungan penyelenggaraan dan pengoperasian sistem pengawasan CCTV di dalam kampus.

Seksyen Pengurusan Dokumen ICT dan Multimedia

Bertanggungjawab dalam merancang, melaksana, memantau dan menyelenggara barkaitan pematuhan dasar-dasar ICT UPNM kepada pelajar, staf dan pihak ketiga disamping meyelaraskan kerja-kerja berkaitan audit Information Security Management System (ISMS). Unit ini juga dipertanggungjawabkan dalam menjalankan Risk Assessment (RA), Risk Treatment Plan (RTP), Insident Respond Handling (IRH) dan Pelan Pemulihan Bencana berdasarkan prosedur-prosedur yamg telah digariskan.

Pengurusan Dokumen ICT

• Memastikan semakan pematuhan dilaksanakan sepanjang tahun terhadap polisi, dasar dan peraturan dengan cekap, telus dan berkesan.

• Menyampaikan maklumat-maklumat terkini yang tepat dan lengkap selaras dengan perubahan dasar atau polisi Kerajaan, UPNM dan agensi-agensi yang berkaitan.

• Memastikan segala teguran atau ketidakpatuhan daripada Laporan Audit Dalam dan Luar diambil tindakan oleh pihak-pihak yang terlibat.

• Menjadi tenaga penggerak kepada jawatankuasa-jawatankuasa dan kerja-kerja yang terlibat untuk aktiviti pengauditan.

• Menyelaras simpanan dokumen-dokumen berkaitan ICT terutama yang melibatkan dasar, perancangan strategik, dokumen audit, prosedur-prosedur, perjanjian-perjanjian dan kontrak.

• Bekerjasama dengan bahagian-bahagian lain dalam menangani isu-isu pematuhan.

• Mengenal pasti perkara yang berpotensi terdedah kepada risiko pematuhan.

• Menyediakan laporan secara berkala atau atas permintaan mengenai sebarang kemajuan atau permasalahan berkenaan sebarang isu pematuhan.

Multimedia

• Penyediaan Produk Multimedia

• Perkhidmatan rakaman video sesi Pengajaran & Pembelajaran

• Perkhidmatan montaj, grafik & multimedia interaktif untuk kegunaan jabatan atau program-program universiti

• Menyediakan dan memberikan khidmat nasihat perisian multimedia

• Menyediakan keperluan dan penilaian perisian multimedia

• Membantu unit-unit lain dalam sebaran dan multimedia

• Bertanggung jawab dalam penyediaan dan penggunaan alatan untuk Video Conferencing

Bertanggungjawab dalam perkhidmatan pembangunan aplikasi utama universiti bagi menyokong pembelajaran dan pengajaran, penyelidikan dan inovasi dan produktiviti pentadbiran dan pengurusan. Bahagian ini juga melihat kepada penyediaan data yang bersepadu bagi memastikan maklumat disimpan secara berintegrasi.

Skop perkhidmatan merangkumi Perancangan, Perlaksanaan, Pengurusan, Penyelarasan, Pemantauan, Penambahbaikan dan Perundingan untuk Perkhidmatan Sistem Akademik Pelajar, Perkhidmatan Sistem Maklumat Personel, Perkhidmatan Sistem Maklumat Klinikal dan Perkhidmatan Web.

Seksyen Aplikasi Akademik

• Menyediakan sistem pengurusan bagi maklumat akademik pelajar

• Bertanggungjawab menganalisa, merekabentuk dan membangunkan modul-modul sistem maklumat akademik pelajar yang baharu berdasarkan keperluan semasa dan rekabentuk yang telah dipersetujui oleh pengguna.

• Bertanggungjawab melakukan penambahbaikan serta penstrukturan semula modul-modul di dalam sistem maklumat akademik pelajar yang sedia ada mengikut keperluan pengguna.

• Bertanggungjawab mengujilari dan instalasi sub-sistem maklumat akademik pelajar yang dibangunkan

• Bertanggungjawab untuk memenuhi keperluan data-data maklumat akademik pelajar yang berkala

• Memastikan dokumentasi semua sub-sistem maklumat pelajar lengkap dan sentiasa dikemaskini.

• Menyediakan platform kepada pengurusan universiti supaya boleh melaksanakan pentadbiran dengan bantuan teknologi (client atau web based)

• Menyediakan sistem yang integrasi supaya maklumat sentiasa terkini

• Menyediakan aplikasi yang membantu pentadbiran hal ehwal dan akademik pelajar

• Menyediakan keperluan laporan atau statistik

• Menyalurkan maklumat pelajar dalam bentuk laporan atau statistik

• Menjadi medium perantara supaya proses manual dapat ditransformasikan ke proses yang lebih mudah menggunakan bantuan teknologi IT

• Membangun sistem yang mesra pengguna dan memenuhi keperluan pengguna

• Mengkaji dan membangunkan semula sistem-sistem sedia ada bagi memantap dan melancarkan operasi harian

• Menyediakan data untuk keperluan KPM dan JPA

• Menyediakan capaian maklumat staf kepada pihak yang dibenarkan di dalam Universiti

• Memberi khidmat nasihat mengenai hal-hal teknikal yang bersangkutan dengan SAP

Seksyen Aplikasi Staf

• Menyediakan sistem pengurusan bagi maklumat sumber manusia

• Bertanggungjawab menganalisa, merekabentuk dan membangunkan modul-modul sumber maklumat yang baharu berdasarkan keperluan semasa dan rekabentuk yang telah dipersetujui oleh pengguna.

• Bertanggungjawab melakukan penambahbaikan serta penstrukturan semula modul-modul di dalam sistem sumber manusia yang sedia ada mengikut keperluan pengguna.

• Bertanggungjawab mengujilari dan instalasi sub-sistem sumber manusia yang dibangunkan

• Bertanggungjawab untuk memenuhi keperluan data-data sumber manusia yang berkala

• Memastikan dokumentasi semua sub-sistem sumber manusia lengkap dan sentiasa dikemaskini.

• Penyediaan Servis Kad Pintar

• Sediakan sistem kawalan door access menggunakan kad pintar

• Menyediakan, mengurus, memantau dan menambah baik Platform Online (Sistem) untuk kemudahan staf yang berupaya mengurus operasi harian universiti dengan baik, cekap dan lancar

• Mengautomasikan proses-proses sumber manusia

• Membangun sistem yang mesra pengguna dan memenuhi keperluan pengguna

• Mengkaji dan membangunkan semula sistem-sistem sedia ada bagi memantap dan melancarkan operasi harian

• Menambahbaik sistem mengikut keperluan terkini pengguna dan juga memenuhi keperluan KPM dan JPA

• Menyediakan latihan dan manual kepada pengguna setiap kali sistem baru dibangunkan dan juga memberi latihan berkala mengikut keperluan

• Menyediakan data, laporan dan statistik kepada pihak-pihak yang berkaitan

• Menyediakan data untuk keperluan KPM dan JPA

• Menyediakan capaian maklumat staf kepada pihak yang dibenarkan di dalam Universiti

• Memberi khidmat nasihat mengenai hal-hal teknikal yang bersangkutan dengan SMP

Seksyen Aplikasi Web dan e-Learning

• Penyediaan Tapak Portal dan Laman Web

• Penyelenggaraan laman web/portal/sistem sokongan

• Menangani aduan laman web/portal/sistem sokongan oleh pengguna.

• Bertanggungjawab menerima permohonan baharu sistem sokongan daripada pengguna

• Bertanggungjawab memastikan SOP yang tepat dan jelas daripada pengguna dengan merujuk kepada Pembangunan Prosedur Permohonan bagi Pembangunan Sistem Aplikasi/ Laman Sesawang/ Portal (PK(S).UPNM.PTMK.03)

• Bertanggungjawab melakukan pengujian peringkat pertama bagi modul-modul yang baharu dibangunkan

• Bertanggungjawab mengadakan latihan kepada pemilik modul (train the trainer)

• Menyediakan kemudahan capaian maklumat dengan menghasilkan laman web/portal/sistem sokongan yang dinamik, berinovatif, mudah dan mesra pengguna

• Memberi latihan dan kesedaran kepada pentadbir laman web mengenai pengemaskinian data, patches dan serangan pengodam

• Memberi khidmat nasihat mengenai hal-hal teknikal yang bersangkutan dengan laman web/portal/sistem Sokongan.

AKTIVITI – AKTIVITI YANG DI ISO KAN UNTUK PROSES KERJA DI PTMK

Aktiviti - aktiviti bagi fungi uma PTMK yang telah di ISO kan dalam Manual Prosedur Kerja di UPNM. Iaitu :

1. PK(S).UPNM.PTMK.01

Prosedur Sokongan : Permohonan Pendaftaran Akaun E-Mel

2. PK(S).UPNM.PTMK.02

Prosedur Sokongan : Permohonan Pendaftaran Akaun IP ADDRESS

3. PK(S).UPNM.PTMK.03

Prosedur Sokongan : Permohonan Bagi Pembangunan Sistem Aplikasi / Laman Sesawang / Portal.

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENOLONG PENDAFTAR (N41) DI PTMK

Bidang Tugas : Bahagian Pentadbiran dan Seksyen Help Desk & Aset

Bahagian Pentadbiran

1. Memastikan setiap urusan pentadbiran PTMK berjalan lancar.

2. Menyediakan memorandum dan surat edaran mengikut keperluan semasa.

3. Menyelaras dan mengurus sistem pengurusan fail mengikut garis panduan dan format yang disarankan serta sentiasa dikemas kini.

4. Menguruskan bajet tahunan serta merancang kewangan berdasarkan keperluan tahunan.

5. Menguruskan perolehan PTMK (pembelian, penyelenggaraan dan perkhidmatan).

6. Menyelaras dan mengemas kini buku vot .

7. Memantau perbelanjaan pusat mengikut perancangan dan keperluan semasa.

8. Mengawal dan mengurus wang panjar runcit.

9. Memantau dan mengurus keperluan inventori/pejabat untuk kemudahan pentadbiran dan staf PTMK.

10. Memantau penyelarasan sistem fail pengurusan.

11. Menyelaras keperluan jawatan bagi PTMK termasuk memohon perjawatan baru bagi menampung kekurangan kakitangan .

12. Memastikan kakitangan PTMK mempunyai kemudahan / fasiliti yang lengkap (meja, kerusi, komputer dan sebagainya) .

13. Menyelaras Laporan Penilaian Prestasi tahunan kakitangan.

14. Memantau kehadiran kakitangan (datang lewat dan tidak mengetik kad pekerja).

15. Mengenal pasti dan menyelaras keperluan kursus dan latihan kakitangan .

16. Menguruskan pembayaran dan tuntutan perbelanjaan.

17. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT, Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT dan Mesyuarat Pengurusan PTMK (4 kali setahun).

18. Membantu menguruskan/menyelaras mesyuarat-mesyuarat lain yang berkaitan dengan PTMK secara langsung .

19. Membantu menyelaras aktiviti PTMK seperti bengkel / kursus.

20. Menjalankan tugas-tugas keurusetiaan seperti membuat minit mesyuarat, menyediakan laporan dan lain-lain.

21. Membantu mengurus dan mengemas kini prosedur/ dokumen ISO PTMK bersama-sama unit yang berkenaan.

22. Menjadi Pengurus Dokumen ISO Jabatan.

23. Mengemas kini sebarang pindaan di dalam prosedur serta memaklumkan ke Pusat Jaminan Kualiti bagi pindaan yang berkenaan (borang pindaan).

24. Menjalankan dan mengurus hal-hal am staf.

25. Membantu dalam perancangan dan pembangunan staf serta pusat.

26. Menjalankan tugas seperti yang diarahkan dari masa ke semasa.

Help Desk & Aset

1. Menjadi pegawai aset PTMK.

2. Menguruskan semua aset PTMK termasuk penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan dan kehilangan dan hapus kira.

3. Memberi sokongan kepada pengguna mengenai hal berkaitan ICT.

4. Mengendalikan perkhidmatan Help Desk dan memberikan first level support kepada pelanggan Universiti.

5. Mengurus rekod inventori/aset dan penyelenggaraan semua peralatan ICT bagi rujukan untuk pengurusan penyelenggaraan dan pembaikan.

6. Memantau status pembaikan seperti peralatan ICT dengan pembekal, pepijat perisian dan sebagainya

7. Menyediakan maklumbalas dan menyemak status aduan dengan pengguna

8. Merancang dan mengkaji kesesuaian sistem Help Desk dari semasa ke semasa.

9. Melanjutkan masalah kepada 2nd level support.

Pejabat Pendaftar UPNM - Pejabat Pendaftar, UPNM

Latar Belakang

Peranan dan Bahagian

Piagam Pelanggan