Pengenalan
Unit Pengurusan Mel dan Pos Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM)adalah sebuah unit di bawah Jabatan Pendaftar yang bertanggungjawab menguruskan perkhidmatan mel dan pos rasmi universiti. Perkhidmatan unit ini meliputi Pos Biasa (setem franki/setem), Pos Berdaftar, dan Pos Laju.
Unit Pengurusan Mel dan Pos UPNM juga menjadi pusat pengumpulan untuk pengedaran surat dalaman antara Fakulti/ Pusat/ Jabatan/ Bahagian (FPJB).
Permohonan menggunakan perkhidmatan Mel dan Pos adalah menggunakan Borang Borang Permohonan Perkhidmatan Mel Dan Pos Upnm UPNM/PEND – 66. Pengguna boleh memuat turun borang menerusi postal http://mycampus.upnm.edu.my/Portal/.
Objektif
Perkhidmatan Mel dan Pos dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:
1. Pengendalian pengambilan dan penghantaran surat dalaman dan luaran universiti berjalan lancar; dan
2. Pemantauan penggunaan perkhidmatan pos dibuat secara telus dan sistematik serta kos efektif, perkhidmatan pos berdaftar dan kurier dibuat secara berpusat.
Prosedur Penggunaan Perkhidmatan Pos
Syarat –Syarat Penggunaan Perkhidmatan Pos:
1. Unit Pengurusan Mel dan Pos memberi perkhidmatan penghantaran surat keluar dari Universiti Pertahanan Nasional Malaysia ke Pejabat Pos Besar sahaja;
2. Perkhidmatan ini hanya tertakluk kepada surat-surat bertujuan rasmi sahaja.
3. Setiap permohonan perkhidmatan yang memerlukan borang hendaklah dilengkapkan dan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dihantar ke Unit Pengurusan Mel dan Pos untuk tindakan selanjutnya. Unit Pengurusan Mel dan Pos berhak membatalkan borang permohonan yang tidak lengkap. Jika ruangan pada borang permohonan tidak mencukupi, pemohon perlu menggunakan borang permohonan yang baru;
4. Bagi setiap penghantaran surat yang melibatkan urusan rasmi, setiap FPJB hendaklah menggunakan sampul universiti sahaja;
5. Mel berbentuk bungkusan hendaklah dibungkus dan diikat dengan tali bagi memudahkan stamping pada bungkusan;
6. Perbelanjaan urusan pos yang melibatkan aktiviti seperti penyelidikan, seminar, bengkel, persidangan, kursus dan yang berkaitan perlu menggunakan peruntukan akaun amanah/geran penyelidikan yang telah diluluskan;
7. Surat-surat yang melebihi 2kg akan dikategorikan sebagai bungkusan. Setiap penghantaran bungkusan akan dibuat dengan menggunakan perkhidmatan pos biasa (mengikut keperluan semasa).
Jenis-jenis Perkhidmatan Pos
1.Pos Biasa (setem franking/setem
1. Pemohon perlu mengisi Borang UPNM/PEND-66 untuk menggunakan perkhidmatan pos biasa. Pemohon boleh mendapatkan borang permohonan melalui laman web http://wwwmycampus.upnm.edu.my
2. Nilai harga setem akan ditentukan mengikut jenis mel iaitu mel standard dan mel bukan standard. Pemohon boleh merujuk ciri-ciri Mel Standard dan Mel Bukan Standard dalam Garis Panduan Pengurusan Mel dan Pos;
3. Penggunaan setem franking/ setem bagi tujuan penghantaran kad-kad perayaan rasmi hanya disediakan untuk Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti dan pegawai-pegawai utama sahaja.
2. Pos Berdaftar
1. Pemohon perlu mengisi Borang UPNM/PEND-66 untuk menggunakan perkhidmatan pos berdaftar (rujuk Garis Panduan Pengurusan Mel dan Pos). Pemohon boleh mendapatkan borang permohonan melalui laman web rasmi (http://wwwmycampus.upnm.edu.my);
2. Setiap pemohon boleh membuat penghantaran surat atau bungkusan melalui pos berdaftar hanya jika bukti penghantarandan penerimaan diperlukan sahaja. Penghantaran hanya dibenarkan dalam keadaan berikut;
3. Dikehendaki mengikut peraturan Arahan Keselamatan;
4. Bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan dari segi undang-undang;
5. Barang yang berharga dan mempunyai nilai kewangan];
6. Surat tawaran kerja kepada warga negara asing.
7. Oleh kerana perkhidmatan Pos Berdaftar memerlukan pembayaran atas kaunter, pemohon yang hendak menggunakan perkhidmatan ini perlu mendahulukan wang tunai kepada kakitangan di Seksyen Pengurusan Pos beserta borang permohonan untuk tujuan pembayaran pos berdaftar. Unit Pengurusan Mel dan Pos akan membuat salinan slip pembayaran Pos Berdaftar tersebut dan menyerahkan slip pembayaran asal kepada pemohon sebagai bukti pembayaran.
3.Perkhidmatan Pos Laju
1. Perkhidmatan Pos Malaysia digunakan sepenuhnya mengikut Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil. 25 Tahun 1994 (Tambahan keenam);
2. Pemohon perlu mengisi Borang UPNM/PEND-66 untuk menggunakan perkhidmatan Pos Laju (rujuk Garis Panduan Pengurusan Mel dan Pos). Pemohon boleh mendapatkan borang permohonan melalui laman web rasmi http://www.upnm.edu.my/pendaftar/;
3. Penghantaran melalui perkhidmatan Pos Laju hanya dibenarkan dalam keadaan berikut;
a) Surat Rasmi dan memerlukan penghantaran segera sahaja;
b) Jarak alamat pengirim(UPNM) dengan alamat penerima mestilah melebihi 25 kilometer. Bagi FPJB yang memerlukan penghantaran surat segera dengan jarak alamat pengirim (UPNM) dengan alamat penerima kurang dari 25 kilometer hendaklah dihantar sendiri oleh Pembantu Operasi FPJB masing-masing menggunakan kenderaan jabatan dan kakitangan tersebut layak untuk membuat tuntutan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2007. (rujuk Garis Panduan Pengurusan Mel dan Pos);
c) Had berat maksimum untuk kiriman bungkusan adalah 30 kg untuk setiap bungkusan. Pemohon perlu memastikan pembungkusan dibuat mengikut berat yang telah ditetapkan. Setiap bungkusan hendaklah dibungkus menggunakan kertas minyak dan diikat dengan tali bagi memudahkan stamping pada bungkusan;
d) Kakitangan di FPJB dipertanggungjawabkan untuk mengisi borang kiriman surat domestik/ luar negeri (doket airway) bagi sebarang permohonan perkhidmatan kurier dengan menggunakan borang yang dikawal nombor sirinya oleh kakitangan Unit Pengurusan Mel dan Pos;
e) Bagi mengelakkan masalah surat dipulangkan semula dan pembayaran berganda, setiap FPJB hendaklah memastikan alamat surat/ bungkusan yang hendak dihantar lengkap, tepat dan tidak menggunakan alamat beg berkunci;
