PENGENALAN
Pengurusan rekod menurut klausa 3.16, MS 2223-1:2015 (BM) Maklumat dan pendokumen-Pengurusan rekod – Bahagian 1: Am (ISO 15489-1:2001, IDT) adalah “bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi kawalan yang cekap dan sistematik dalam pengwujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod, termasuk proses untuk menawan dan menyimpan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod”.
Rekod mengandungi maklumat yang berupa sumber berharga dan asset organisasi yang penting. Pendekatan sistematik dalam pengurusan rekod adalah penting bagi organisasi dan masyarakat untuk melindungi dan memelihara rekod sebagai bukti tindakan. Sistem pengurusan rekod merupakan sumber maklumat mengenai aktiviti organisasi yang menyokong aktiviti dan keputusan berikutnya, di samping memasti kebertanggungjawaban kepada pihak yang berkepentingan pada masa kini dan masa depan.
PENGURUSAN REKOD DAN FAIL
Bahagian Pengurusan Rekod menguruskan setiap kitaran hayat rekod yang bermula daripada peringkat pengwujudan, penggunaan dan penyelenggaraan hinggalah rekod.
Bahagian I: Pewujudan Rekod
Semua pejabat awam perlu mewujudkan dan menyelenggara rekod-rekod yang mepunyai ciri-ciri kesahihan (authenticity), keandalan (reliability, keutuhan (integrity), dan kebolehgunaan (useability). Ini bagi memastikan pewujudan rekod seperti surat, memo dan e-mel rasmi memenuhi syarat-syarat perundangan dan peraturan yang digunapakai, dan menyediakan akauntabiliti yang perlu dalam menguruskan rekod awam.
Bahagian II: Pendaftaran dan Penawanan Rekod
Pengurusan rekod yang sistematik membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal serta dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Rekod yang dikendalikan dengan betul diperingkat pendaftaran dan penawanan akan memudahkan penyampaian perkhidmatan dengan tepat dan telus. Elemen yang terlibat diperingkat pendaftaran dan penawanan rekod ini merangkumi aktiviti pengurusan fail dan pembangunan klasifikasi fail.
Klasifikasi fail yang dibangunkan berdasarkan panduan yang diberikan oleh Arkib Negara Malaysia dapat membolehkan Pejabat Awam akur kepada keperluan program pengurusan rekod selaras dengan MS 2223-1:2009: Information dan Documentation – Records Management – Part 1: General and Part 2: Guidelines dan memenuhi sebahagian daripada pra-syarat untuk pelaksanaan pembangunan aplikasi sistem pengurusan rekod elektronik (ERMS). Ia juga akan dapat mempermudahkan pencapaian maklumat untuk membuat keputusan dan meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan.
Bahagian III: Penggunaan dan Penyelenggaraan Rekod
Rekod adalah nadi pentadbiran setiap Pejabat Awam dan diperlukan untuk melaksanakan segala urusan dan fungsinya dengan cekap dan berkesan. Setiap pejabat bertanggungjawab untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan semasa dalam jagaan.
Setiap pejabat hendaklah menyediakan ruang khusus iaitu bilik Registri dan Bilik Rekod untuk menyimpan dokumen dan rekod supaya penggunaan, penyelenggaraan dan pengawalannya lebih sistematik bagi memastikan Pejabat Awam dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Maklumat dan rekod yang diperlukan dapat diperolehi dengan tepat dan cepat serta dapat meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan.
Bahagian IV: Pelupusan Rekod
Rekod berkaitan dengan perancangan, keputusan, program dan aktiviti kerajaan diperlukan semasa pewujudan dan penggunaanya bagi perjalanan operasi, pentadbiran dan penyampaian perkhidmatan oleh organisasi, malahan kekal menjadi asset intelektual kepada rujukan dan penyelidikan generasi akan datang. Oleh yang demikian, proses pelupusan san pemindahan rekod adalah merupakan dua elemen penting dalam tadbir urus rekod yang berkualiti dan sistematik.
Rekod yang telah tamat tindakan atau tidak lagi diperlukan hendaklah ditutup. Rekod ini hendaklah dibuat pengasingan dan dianggap sebagai rekod tidak aktif. Rekod ini hendaklah disimpan di Pejabat Awam.
Bahagian V: Tadbir Urus Rekod
Tadbir urus yang baik atau good governance adalah penting bagi memastikan sistem penyimpanan perkhidmatan awam yang cemerlang dapat dicapai. Salah satu elemen penting yang perlu ditekankan dalam tadbir urus yang terbaik adalah pengurusan rekod. Keselamatan rekod merupakan tanggungjawab setiap pejabat terutama dalam memastikan rekod bernilai terpelihara dan dapat dirujuk apabila diperlukan.